คำว่า Memorandum มีต้นกำเนิดจากภาษาละตินและเมื่อแปลเป็นภาษาสเปนแปลว่า "สิ่งที่ต้องจดจำด้วยเหตุนี้การใช้แนวคิดจึงยอมรับการใช้งานหลายประการ ดังนั้นจึงอาจกล่าวได้ว่าบันทึกนี้อยู่ในการยอมรับขั้นพื้นฐานซึ่งเป็นรายงานประเภทหนึ่งที่ส่งถึงบุคคลหรือกลุ่มของพวกเขาซึ่งมีการแสดงสิ่งที่ต้องนำมาพิจารณาในเรื่องนั้น ในทางกลับกันยังสามารถกำหนดเป็นสมุดบันทึกหรือแผ่นจดบันทึกซึ่งสิ่งที่บุคคลจะต้องจดจำในอนาคตจะถูกเขียนลงไป ในบันทึกช่วยจำสามารถกำหนดข้อมูลได้หลายประเภทเช่นการแจ้งข้อมูลนาทีสุดท้ายคำขอพิเศษบางอย่างเป็นต้น
ในโลกของการทูตบันทึกข้อตกลงหมายถึงการสื่อสารที่เน้นความสำคัญน้อยกว่าความทรงจำและบันทึกซึ่งมีการสรุปชุดของเหตุการณ์และเหตุผลที่ต้องนำมาพิจารณาในเรื่องที่มีความสำคัญมากกว่า โดยทั่วไปแล้วบันทึกทางการทูตจะไม่ได้ลงนามโดยบรรณาธิการ ควรสังเกตว่า RAE ยังทำให้ชัดเจนว่าบันทึกสามารถอ้างถึงบันทึกที่ส่งด้วยมือถึงบุคคลภายใน บริษัทหรือองค์กรเดียวกัน แม้ว่าคำที่ถูกต้องจะเป็นบันทึก แต่ในปัจจุบันผู้คนมักจะแทนที่บันทึกความจำซึ่งเป็นที่มาของพหูพจน์ของคำเดิม
บันทึกประกอบด้วยชุดขององค์ประกอบคงที่ซึ่งต้องวางข้อมูลที่มีความเกี่ยวข้องสูงและด้วยเหตุนี้จึงเป็นไปได้ที่จะแยกความแตกต่างจากข้อความที่ให้ข้อมูลและการสื่อสารอื่น ๆในองค์ประกอบเหล่านี้สามารถกล่าวถึงองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดได้เช่นไซต์วันที่ที่กล่าวถึงหัวข้อเนื้อหาของข้อความอำลาลายเซ็นสำเนาสำหรับผู้ส่งและส่วนท้ายหากจำเป็น
สิ่งสำคัญคือต้องทราบว่าบันทึกนั้นไม่มีย่อหน้าปิดเนื่องจากข้อมูลจะถูกส่งและลงท้ายด้วยลายเซ็นและตราประทับ อย่างไรก็ตามภาษาที่ใช้ในการเขียนบันทึกต้องเป็นภาษาที่เป็นทางการซึ่งส่งผ่านความเคารพและกระตุ้นให้เกิดความสำคัญของเรื่องที่จะสื่อสารและถ่ายทอด
