ข้อมูลถูกกำหนดให้เป็นชุดข้อมูลที่มีความหมายซึ่งจัดระเบียบความคิดของสิ่งมีชีวิตโดยเฉพาะอย่างยิ่งของมนุษย์ โดยทั่วไปแล้วข้อมูลคือกลุ่มข้อมูลที่ผ่านการประมวลผลที่เป็นระบบซึ่งประกอบกันเป็นข้อความเกี่ยวกับเอนทิตีหรือปรากฏการณ์บางอย่าง ทำให้มนุษย์ได้รับความรู้ที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจในชีวิตประจำวันของเขา
ข้อมูลมีลักษณะดังนี้:
ข้อมูล: หมายถึงข้อมูลทั้งหมดที่รวบรวมและเข้ารหัสเพื่อที่จะเก็บถาวรและบันทึก
ลำดับ: เพื่อให้ข้อมูลมีความสมเหตุสมผลต้องเป็นไปตามลำดับ
ความจริง: สำหรับข้อมูลที่ถูกต้องนั้นจะต้องมาจากแหล่งที่มาของความจริง
คุณค่า: หมายถึงประโยชน์ของข้อมูลสำหรับผู้รับ
มีข้อมูลหลายประเภทบางส่วน ได้แก่:
ข้อมูลที่เป็นเอกสิทธิ์: เป็นข้อมูลที่บุคคลบางคนไม่สามารถเข้าถึงได้โดยตรงเนื่องจากตำแหน่งของพวกเขาใน บริษัท หรือองค์กรและโดยธรรมชาติแล้วจะต้องถูกจอง หากต้องเปิดเผยข้อมูลนี้สามารถใช้เพื่อวัตถุประสงค์ในการแสวงหาผลกำไรสำหรับตนเองหรือบุคคลที่สาม
ข้อมูลสาธารณะ: เป็นสิ่งที่สร้างหรือควบคุมโดยหน่วยงานสาธารณะไม่ว่าจะเป็นรัฐหรือไม่ใช่รัฐ เป็นข้อมูลที่ทุกคนมีสิทธิร้องขอและรับจากหน่วยงานสาธารณะ ในทุกประเทศที่มีเสรีภาพในการแสดงออกการเข้าถึงข้อมูลสาธารณะเป็นสิทธิขั้นพื้นฐานที่แสดงถึงผลประโยชน์หลายประการซึ่งสิ่งที่โดดเด่นดังต่อไปนี้: การส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพลเมืองในกิจการสาธารณะส่งเสริมความโปร่งใสในความรับผิดชอบ ของหน่วยงานสาธารณะและอื่น ๆ
ข้อมูลส่วนบุคคล: เป็นสิ่งที่กฎหมายห้ามมิให้เปิดเผยเนื่องจากเป็นอันตรายต่อความมั่นคงของประเทศหรือความเป็นส่วนตัว ตัวอย่างเช่นรายละเอียดส่วนตัวและธนาคารรหัสผ่านอีเมล ข้อมูลเหล่านี้เป็นข้อมูลส่วนบุคคลที่สามารถเปิดเผยได้โดยได้รับอนุญาตจากเจ้าของเท่านั้น
ข้อมูลภายใน: เป็นข้อมูลที่หมุนเวียนภายใน บริษัท หรือองค์กร วัตถุประสงค์คือเพื่อให้สามารถดำเนินการข้อความซึ่งช่วยให้การประสานงานระหว่างแผนกต่างๆ ให้การแนะนำเปิดเผยและปฏิบัติตามแนวทางการพัฒนาที่เหมาะสมของ บริษัท
ข้อมูลโดยตรง: เป็นข้อมูลที่ให้ข้อมูลที่ต้องการทันทีโดยไม่จำเป็นต้องใช้แหล่งอื่น ข้อมูลโดยตรงเป็นรูปแบบการสื่อสารของมนุษย์ซึ่งถูกกำหนดโดยภาษาธรรมชาติและโดดเด่นด้วยความฉับไวชั่วคราว
ข้อมูลทางอ้อม: เป็นข้อมูลที่แหล่งที่มาไม่ได้ให้โดยตรง แต่พบได้หลังจากตรวจสอบข้อเสนอแนะของเอกสารที่มีข้อมูลดังกล่าว กล่าวอีกนัยหนึ่งข้อมูลทางอ้อมคือข้อมูลที่เข้าถึงบุคคลโดยใช้วิธีการอื่นที่ไม่ใช่ข้อมูลที่มาจากข้อมูลนั้น
ข้อมูลเชิงความหมาย: เป็นข้อมูลที่สามารถส่งผ่านข้อความจริงหรือเท็จ ความหมายหมายถึงทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับความหมายหรือการตีความของสัญญาณทางภาษาเป็นสัญลักษณ์คำพูดหรือการแสดงออก ตามหลักการทั่วไปของความหมายของข้อมูล; สำหรับข้อมูลที่มีอยู่จะต้องมีข้อมูลที่มีรูปแบบที่ดีและมีความหมาย
