การจัดทำดัชนีเป็นกระบวนการที่สามารถจัดประเภทเอกสารข้อความและอื่น ๆ โดยใช้คำศัพท์ที่ควบคุม (คำสำคัญที่แสดงถึงหัวเรื่องของงานเขียนได้อย่างสมบูรณ์แบบ) การสรุปและการวิเคราะห์ สำหรับการจัดทำดัชนีเอกสารเป็นชุดข้อมูลสำคัญที่อำนวยความสะดวกในการค้นหาหรือการปกป้องข้อความเฉพาะตามปกติที่ได้รับการเผยแพร่ มีความโดดเด่นด้วยการใช้บ่อยกว่าในสาขาวิทยาศาสตร์ดังนั้นจึงควรแบ่งตามส่วนต่างๆของข้อมูลต่อไปนี้: ชื่อผู้แต่งชื่อสิ่งพิมพ์ปีผู้จัดพิมพ์ประเทศและชื่อของทรัพยากรที่ มันมี (หนังสือพิมพ์นิตยสาร) ถ้ามี
ในบรรดาองค์ประกอบที่สามารถพบได้ในกระบวนการจัดทำดัชนี ได้แก่: ผู้จัดทำดัชนีหัวข้อที่รับผิดชอบในการปฏิบัติตามขั้นตอนอย่างจริงจังโดยใช้กฎหรือนโยบายที่ควบคุมเอกสารคือเอกสารที่ต้องการจัดประเภทในระบบซึ่งมีการถ่ายทอดการทบทวนอย่างละเอียดถี่ถ้วนโดยจัดการเพื่อดึงข้อมูลที่เหมาะสมให้เข้าถึงได้จากเอกสารเหล่านั้นก่อนที่จะค้นหาหรือจัดเก็บข้อมูลเดียวกัน กฎและนโยบายการจัดทำดัชนีเป็นกฎหมายที่แตกต่างกันซึ่งใช้บังคับกับการจัดทำดัชนีเพื่อให้มีประสิทธิภาพภาษา การจัดทำดัชนีหรือที่เรียกว่าคำศัพท์ควบคุมเป็นเรื่องเกี่ยวกับการเลือกคำศัพท์ที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาของเอกสารและเป็นของการจัดระเบียบคำเฉพาะ
สิ่งสำคัญคือต้องสังเกตว่าคำศัพท์ที่ควบคุมนั้นแบ่งออกเป็นสามประเภท คนแรกมอบชีวิตให้กับผู้ที่จัดเรียงตามตัวอักษรโดยเคารพในเรื่องที่พวกเขาอ้างถึง คำหลักและวลีอธิบายรวมอยู่ด้วย ในทำนองเดียวกันภาษาศาสตร์กฎระเบียบที่จะต้องได้รับการเคารพ
