การสร้างดัชนีจะดึงข้อมูลจากชุดของเอกสารหรือข้อความภายนอกโดยอัตโนมัติเพื่อให้รายละเอียดทั้งหมดของสิ่งเดียวกัน ข้อมูลนี้ได้จากข้อความแม้ภาพและเสียงกระบวนการนี้ดำเนินการผ่านโปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่เลือกองค์ประกอบตามชุดของพารามิเตอร์ที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้ กระบวนการนี้ไม่มีอะไรมากไปกว่าการจัดหมวดหมู่ด้วยคีย์เวิร์ดหรือองค์ประกอบหลักที่อำนวยความสะดวกในการค้นหาของคุณในกลุ่มใหญ่ ๆ ที่คล้ายกัน
การจัดทำดัชนีอัตโนมัติเป็นเรื่องปกติในองค์กรที่ทำงานระหว่างฝ่ายทรัพยากรบุคคลและฝ่ายบริหาร ข้อมูลจำนวนมากจะต้องถูกจัดประเภทและจัดอยู่ในชุดข้อมูลที่สั่งซื้อเพื่อให้ตำแหน่งของข้อมูลนั้นถูกต้องทั้งสำหรับผู้ที่ต้องการข้อมูลและผู้ที่ดูแลระบบ
การจัดเก็บข้อมูลมีความสำคัญสำหรับองค์กรใด ๆ ไม่เพียง แต่เพื่อรักษาประวัติ แต่ต้องได้รับการสนับสนุนด้านความปลอดภัยเพิ่มเติมเพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาของเอกสารเป็นจริงและในกรณีที่สูญหาย จะ มีการสำรองข้อมูลเพื่อตรวจสอบ
ตัวจัดทำดัชนีแปลงภาษาควบคุม (หัวเรื่องและตัวอธิบาย) หลังจากค้นหาและค้นหาสิ่งที่เทียบเท่าในภาษาจัดทำดัชนี (อรรถาภิธานรายการหัวเรื่องหรือรายชื่อตัวอธิบายตามตัวอักษร) ด้วยวิธีนี้ตัวอธิบายหรือหัวเรื่องเหล่านี้จะถูกใช้เพื่อจัดเก็บเอกสารเหล่านี้ในฐานข้อมูลหรือแค็ตตาล็อกและเพื่อดึงข้อมูลเหล่านี้มาใช้ในการเรียกค้นในภายหลัง ดังนั้นวัตถุประสงค์ทั่วไปของการจัดทำดัชนีคือการจัดเก็บและการดึงข้อมูล
