ค่าใช้จ่ายคือต้นทุนที่เกิดขึ้นโดยเป็นส่วนหนึ่งของกิจกรรมการดำเนินงานของ บริษัท ในรอบระยะเวลาบัญชีที่เฉพาะเจาะจง ตามวิธีการบัญชีคงค้างจะมีการรายงานค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุนสำหรับช่วงเวลาที่: ต้นทุนตรงกับรายได้ที่เกี่ยวข้องดีกว่าต้นทุนหมดหรือหมดอายุหรือมีความไม่แน่นอนหรือความยากลำบากในการวัดผลประโยชน์ต้นทุนในอนาคต
ตัวอย่างเช่นเมื่อจัดทำงบกำไรขาดทุนของผู้ค้าปลีกสำหรับเดือนสิงหาคมควรรายงานต้นทุนสินค้าที่ขายได้ในเดือนนั้น (วันที่ผู้ค้าปลีกจ่ายค่าสินค้าไม่เกี่ยวข้อง) ค่าคอมมิชชั่นที่พนักงานขายได้รับสำหรับการขายสินค้าในเดือนสิงหาคมพวกเขาจะต้องรายงานเป็นค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุนเดือนสิงหาคม (แม้ว่าจะมีการจ่ายค่าคอมมิชชั่นในเดือนกันยายนก็ตาม) ค่าไฟฟ้าที่ใช้ในเดือนที่แปดจะต้องรวมเป็นค่าใช้จ่ายในงบกำไรขาดทุนของเดือนนั้นด้วย (แม้ว่าจะได้รับใบเรียกเก็บเงินในเดือนกันยายนและจ่ายในเดือนตุลาคม) ตัวอย่างเหล่านี้ระบุว่าค่าใช้จ่ายอาจเกิดขึ้นในรอบระยะเวลาบัญชีที่แตกต่างจากรอบระยะเวลาที่ธุรกิจจ่ายสำหรับรายการ ดังนั้นคำว่ารายจ่ายจึงมีความหมายที่แตกต่างจากการชำระเงิน
ค่าใช้จ่ายมักแบ่งออกเป็นสองประเภทหลัก ๆ ได้แก่ การดำเนินงานและไม่ปฏิบัติงาน
ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานเกี่ยวข้องกับกิจกรรมหลักของ บริษัท ตัวอย่างเช่นค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานของผู้ค้าปลีก ได้แก่ ต้นทุนขายและค่าใช้จ่ายในการขายทั่วไปและค่าบริหาร (SG&A) บริษัท สามารถจัดเรียงค่าใช้จ่ายเหล่านี้ตามแผนกสายผลิตภัณฑ์สาขา ฯลฯ
ค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานที่ไม่ใช่ของร้านค้าปลีกหมายถึงมันบังเอิญกิจกรรม ค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้ดำเนินการทั่วไปสำหรับผู้ค้าปลีกคือดอกเบี้ยจ่าย
บัญชีค่าใช้จ่ายเป็นบัญชีกับผู้ถือหุ้นที่มีหนึ่งเดบิตสมดุล ซึ่งหมายความว่าส่วนของผู้ถือหุ้นจะลดลงเนื่องจากธุรกิจมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้น สิ่งนี้สมเหตุสมผลเนื่องจากค่าใช้จ่ายทำให้รายได้หรือกำไรสุทธิของ บริษัท ลดลง คุณสามารถเห็นสิ่งนี้ได้อย่างชัดเจนในสมการบัญชีแบบขยายโดยที่:
Equity = ส่วนของเจ้าของ - การถอน + รายได้ - ค่าใช้จ่าย
เมื่อบัญชีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นเงินทุนทั้งหมดของ บริษัท จะลดลง
