เป็นเพียงร่างใบแจ้งหนี้ที่ส่งไปยังผู้ซื้อพร้อมรายละเอียดเฉพาะซึ่งจะรวมอยู่ในใบแจ้งหนี้เดิมในภายหลังเพื่อแจ้งรายละเอียดและรอการอนุมัติ ใบแจ้งหนี้ Proforma ไม่ได้เป็นเอกสารที่พบบ่อย แต่คำสั่งของความมุ่งมั่นของผู้ขายในการโฆษณาสินค้าหรือบริการที่เฉพาะเจาะจงให้กับผู้ซื้อ
ซึ่งแตกต่างจากที่รู้จักกันดีใบแจ้งหนี้เหล่านี้ไม่ได้ลงทะเบียนเป็นบัญชีลูกหนี้โดยผู้ขายและไม่ได้จดทะเบียนเป็นบัญชีเจ้าหนี้กล่าวคือไม่ได้เป็นส่วนหนึ่งของการบัญชีของธุรกิจดังกล่าว โดยทั่วไปจะมีบทบาทเป็นข้อเสนอทางการค้าหรือร่างใบแจ้งหนี้ซึ่งเป็นข้อตกลงของผู้ซื้อและผู้ขายที่กำหนดขึ้นเพื่อเป็นข้อผูกพันระหว่างทั้งสองอย่างก่อนที่จะทำข้อตกลงขั้นสุดท้าย
การใช้งานอื่นที่มอบให้กับใบแจ้งหนี้นี้ในระดับการค้าคือใบสำคัญซึ่งระบุการดำเนินการที่ยังไม่เสร็จสมบูรณ์เนื่องจากลูกค้ายังไม่ได้รับสินค้าหรือชำระเงิน เพื่อให้รายละเอียดความแตกต่างจากใบแจ้งหนี้ธรรมดา Proforma จะทำให้ชัดเจนว่ามีอะไรอยู่ในเอกสารเดียวกันนอกเหนือจากการมีชุดตัวเลขอื่นหรือไม่มีหมายเลขและไม่สามารถแทนที่ด้วยใบแจ้งหนี้ธรรมดาได้ ในส่วนของกฎหมายใบแจ้งหนี้นี้ใช้เป็นประโยคสุดท้ายเพื่อให้สามารถพัฒนากระบวนการทางกฎหมายได้ ในส่วนของการค้าระหว่างประเทศใบแจ้งหนี้นี้จะต้องจัดส่งไปยังศุลกากรเมื่อไม่มีใบจริงในขณะที่จัดส่ง
มีสองกลุ่มที่จัดตั้งขึ้นในกรณีของภาษาศาสตร์ซึ่ง ได้แก่:
- Pronominal proforma: เป็นที่รู้จักกันดีที่สุดโดยทำหน้าที่ในการจัดหาวลีคำนามหรือการกำหนดวลีหากมี
- non-pronominal proforma: ในภาษาของเราไม่มีแนวคิดเช่นนี้ แต่ใช้ในอิตาลีฝรั่งเศสหรือคาตาลัน ฟังก์ชั่นนี้คือการแทนที่วลีบุพบทขึ้นอยู่กับภาษาซึ่งอาจมีความแตกต่างและลักษณะเฉพาะ
ข้อมูลที่จะถูกนำในใบแจ้งหนี้ดังกล่าวมีดังต่อไปนี้:
- วันที่.
- ชื่อ
- เหตุผลทางธุรกิจของผู้ขายและผู้ซื้อ
- นิกายและปริมาณสินค้าที่แม่นยำ
- ราคาต่อหน่วยและปริมาณสินค้า
- แบบฟอร์มและเงื่อนไขการชำระเงิน
- ประเภทของบรรจุภัณฑ์
- เงื่อนไขการจัดส่งสินค้า
- ไม่จำเป็นต้องมีลายเซ็นที่ได้รับอนุญาต
- ข้อมูลดังกล่าวสามารถส่งในใบแจ้งหนี้การค้าได้เมื่อคำสั่งซื้อได้รับการยืนยันจากผู้ซื้อ
