รากศัพท์ของคำว่า Archive มาจากภาษาละติน "Archivum" ซึ่งแปลว่า "ที่อยู่อาศัยของผู้พิพากษา" ปัจจุบันไฟล์ word ถูกกำหนดให้อ้างถึงไซต์หรือปลายทางที่ซึ่งเอกสารที่บุคคลหรือสถาบันสามารถสร้างขึ้นจะถูกจัดเก็บและเก็บรักษาไว้และด้วยเหตุนี้ไฟล์จึงสามารถเป็นแบบส่วนตัวหรือแบบสาธารณะได้
จุดประสงค์พื้นฐานของการจัดเก็บเอกสารใด ๆ ก็คือเพื่อให้สามารถจัดเก็บจัดเรียงและจัดประเภทเอกสารเพื่อให้สามารถค้นหาได้อย่างมีประสิทธิภาพและรวดเร็วเมื่อใด
ในโลกของการคำนวณคำว่าไฟล์ (หรือไฟล์จากภาษาอังกฤษ) มักใช้เพื่ออ้างถึงชุดข้อมูลหรือข้อมูลดิจิทัลตาม "บิตหรือข้อมูลไบนารี" ที่สามารถบันทึกและใช้ในภายหลังโดยวิธี แอพพลิเคชั่นที่มีอยู่บนคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์เทคโนโลยีอื่น ๆ ไฟล์คอมพิวเตอร์จะถูกเก็บไว้ในฮาร์ดไดรฟ์ของคอมพิวเตอร์และประกอบด้วยชื่อและนามสกุลของโฟลเดอร์ที่มีไฟล์นั้น (เช่น filename.ext)
โปรดทราบว่าไฟล์ทั้งหมดไม่ได้ถูกจัดเก็บในลักษณะเดียวกันบนคอมพิวเตอร์ไฟล์ข้อความจะถูกบันทึกแตกต่างจากรูปภาพวิดีโอหรือไฟล์เพลง พื้นที่ที่ใช้ในฮาร์ดไดรฟ์นั้นไม่เท่ากันเนื่องจากเนื้อหาต่างกัน ข้อดีของไฟล์ดิจิทัลคือสามารถเคลื่อนย้ายคัดลอกลบเปลี่ยนตำแหน่ง ฯลฯ จากคอมพิวเตอร์ของเราสามารถแชร์ผ่านโซเชียลเน็ตเวิร์กได้เช่นและส่งทางอีเมล
อย่างไรก็ตามต้องคำนึงว่าที่เก็บถาวรเป็นส่วนหนึ่งของประวัติศาสตร์ของมนุษยชาติตั้งแต่เริ่มบันทึกชีวิตเนื่องจากข้อมูลหรือเอกสารที่สำคัญที่สุดมักถูกเก็บไว้ในที่เก็บถาวรทางกายภาพเนื่องจากไม่มี เทคโนโลยีที่คุณมีในปัจจุบัน เอกสารเหล่านี้ถูกเก็บไว้ในโกดังกล่องหรือชั้นวางขนาดใหญ่ แม้ว่าข้อเสียที่ใหญ่ที่สุดประการหนึ่งคือเมื่อเวลาผ่านไปความเสื่อมโทรมของกระดาษเป็นสิ่งที่หลีกเลี่ยงไม่ได้และทำให้เนื้อหาทั้งหมดสูญหายไป ถึงกระนั้นเราก็ไม่สามารถลืมได้ว่ามีหนังสือและเอกสารทางกายภาพจำนวนมากที่มีคุณค่าทางประวัติศาสตร์ที่เป็นสัญลักษณ์และด้วยเหตุนี้เราจะพยายามรักษาให้อยู่ในสภาพที่ดีที่สุดเสมอ
