ตามรากศัพท์ของคำนี้มาจากคำกริยาพหูพจน์ของคำกริยาภาษาละติน “Agere” (จะทำ) และหมายถึง“การกระทำ” เรียกว่าเอกสารActaทุกคนที่จัดทำขึ้นในระหว่างการประชุมหรือการชุมนุมซึ่งเขียนโดยบุคคลที่เข้าร่วมการประชุมนั้นและที่ซึ่งอนุสัญญาและสนธิสัญญาทั้งหมดจะสะท้อนให้เห็นในข้อสรุปเดียวกัน
การจัดทำรายงานการประชุมช่วยให้การประชุมมีผลสมบูรณ์และหากมีกรณีเกิดขึ้นสามารถใช้เป็นหลักฐานได้หากมีปัญหา
บันทึกสามารถอธิบายทุกสิ่งที่พูดในการประชุมผลการแข่งขันการเลือกตั้งฯลฯ รวมถึงเกรดของนักเรียนผลการจับสลากงานแต่งงานและอื่น ๆ โดยปกติแล้วบันทึกควรมีวันที่สถานที่และเวลาที่ทำไว้เสมอนอกเหนือจากการแนะนำสั้น ๆ ถึงเหตุผลที่ทำให้เสร็จสมบูรณ์ โดยทั่วไปสิ่งเหล่านี้จะถูกเก็บไว้หรือลงทะเบียนไว้ในสมุดรายนาทีซึ่งเป็นรายงานการประชุมทั้งหมดที่เกิดขึ้นในช่วงเวลาหนึ่งและตามลำดับเวลาโดยคำนึงว่าทุกหน้าจะต้องมีหมายเลขกำกับเพื่อให้เป็นระเบียบ
เมื่อการประชุมสิ้นสุดลงและรายงานการประชุมเสร็จสิ้นผู้เข้าร่วมทุกคนให้การดำเนินการต่อทุกอย่างที่มีอยู่ในรายงานการประชุมและดำเนินการลงนามโดยผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะต้องลงนามจึงจะออกใบรับรองการแทรกแซงและการยอมรับของตนของทุกอย่างที่เขียนไว้
